Makalah Komunikasi Perkantoran

BAB I

A.    PENDAHULUAN

Di setiap organisasi pasti menginginkan hal yang namanya berhasil dalam pencapaian tujuan, namun apakah kunci agar tujuan dari suatu organisasi itu sendiri dapat tercapai dengan baik ? Adalah KOMUNIKASI yang merupakan kunci dasar agar suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Organisasi baiknya atau bisa dikatakan harus menyadari bahwa salah satu kunci penting tercapainya tujuan itu sendiri tergantung dari bagaimana kemampuan seorang pegawai ataupun manajer untuk berkomunikasi secara efektif dengan stakeholder yang lain.

B.     RUMUSAN MASALAH

1.     Apa itu Komunikasi ?

2.     Bagaimana Komunikasi yang Efektif ?

3.     Bagaimana Komunikasi dalam Organisasi ?

4.     Apa saja hambatan Komunikasi?

C.     TUJUAN

Memahami pentingnya mempunyai keterampilan komunikasi yang baik di tempat kerja.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    KOMUNIKASI

1.     Pengertian Komunikasi

“Komunikasi merupakan proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut” - Bovee (2003).

“Komunikasi merupakan proses pemindahan data dan memahami makna yang dimaksudkan” – Robbins (2003).

Dari pernyataan di atas Kami menyimpulkan Komunikasi merupakan suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan yang bertujuan untuk dipahami maksud dari pesan tersebut.

2.     Proses Komunikasi

Komunikasi merupakan proses timbal balik, adapun prosesnya sebagai berikut :

·        Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya.

·        Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan, ekspresi wajah, isyarat gerak), panjang, organisasi, nada, dan tipe – yang semuanya tergantung pada ide, audiens, pembawaan diri maupun mood pengirim.

·        Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi (verbal/nonverbal, bicara/tertulis) dan media (telepon, surat, memo, e-mail, laporan, atau face to face) yang tergantung pada pesan, lokasi audiens, kebutuhan akan kecepatan diterima, dan formalitas yang dibutuhkan.

·        Penerima mendapatkan pesan. Agar komunikasi terjadi, penerima harus mendapatkan pesan. Jika kita mengirim surat, penerima harus menerima surat terlebih dahulu dan lain sebagainya.

·        Penerima menguraikan pesan, dengan memahami pesan yang disampaikan dan menyimpannya di pikirannya. Jika mereka telah memahami dengan benar pesan yang disampaikan, dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud.

·        Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dari pesan (komunikasi yang telah dilakukan. Jika mereke belum mengerti, kita harus menjelaskan hingga mengerti).

B.     KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

1.     Bentuk Dasar Komunikasi

Bentuk paling dasar dari komunikasi adalah komunikasi nonverbal, yang merupakan proses komunikasi tanpa kata, berupa semua isyarat, gerak tubuh, ekspresi wajah, hubungan yang renggang, dan sikap terhadap waktu yang tersedia ketika berkomunikasi tanpa kata; dengan kata lain, aksi lebih berarti dibandingkan kata-kata.

Bentuk kedua adalah komunikasi verbal berupa kata-kata yang disusun agar memiliki arti. Untuk diketahui, bahasa inggris sebenarnya terdiri atas 750.000 kata, namun penduduk USA hanya menyadari kurang lebih 20.000 kata. Untuk menciptakan kata-kata tentunya dibutuhkan aturan-aturan grammar dan meletakkan potongan-potongan kalimat yang sesuai pada tempatnya. Setelah itu baru kita kirim dalam bentuk tulisan atau perkataan.

Ket :         45%    16%

                 30%    9%

                                   

Pada gambar di atas dapat kita lihat bahwa orang lebih suka berkata satu sama lain daripada menulis surat, karna bicara membutuhkan yang sedikit dan tidak membutuhkan penyusunan, pengetikan, menulis ulang, menggandakan, dan mendistribusikannya. Namun kelemahannya dalam berbicara adalah sulit untuk melakukan revisi atas apa yang telah kita ungkapkan.

Komunikasi nonverbal berbeda dengan verbal, yaitu tidak terstruktur, sehingga agak sulit untuk mempelajarinya karena dari satu budaya ke budaya lainnya dapat berbeda dalam menginterpretasikannya. Yang kedua, komunikasi nonverbal berlangsung spontan dan tanpa ungkapan, misalnya, jika kita marah, maka alis kita akan segera tertarik keatas untuk menyediakan ruang bagi bola mata untuk membelalak.

2.     Asas Komunikasi

Lebih lanjut, bovee (2003) juga memaparkan beberapa asas komunikasi agar dapat berkomunikasi secara efektif, antara lain :

·          Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain;

·          Orang hanya bisa memahami tentang suatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti;

·          Orang yang berkomunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti;

·          Orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan

3.     Ciri-ciri Pesan yang Efektif

·          Menyediakan informasi yang praktis, dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu, menjelaskan mengapa perubahan dilakukan, memberikan solusi terhadap masalah, mendiskusikan suatu proyek, dan lain-lain;

·          Memberikan fakta dibandingkan kesan, dengan menggunakan bahasa yang kongkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud. Informasi harus jelas, meyakinkan, akurat, dan etis;

·          Mengklarifikasi dan menyingkat informasi, dengan menggunakan tabel, bagan, foto maupun diagram yang menjelaskan pesan yang dimaksud

·          Menyatakan tanggung jawab secara jelas, dengan menjelaskan apa yang kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan, karena pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentu saja;

·          Membujuk dan menyediakan rekomendasi. Biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh dengannya

C.     KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1.     Bentuk komunikasi

	Formal	Informal
Eksternal	Komunikasi yang sudah direncanakan masing-masing bagian (surat, e-mail, memo) mengikuti prosedur suatu organisasi	Komunikasi yang sudah direncanakan dengan pihak luar (surat, laporan, pidato, memo, website, maupun press release)
Internal	Komunikasi kasual yang terjadi antara anggota organisasi (e-mail, face to face, telepon) yang tidak mengikuti prosedur suatu orgaisasi	Komunikasi kasual yang berlangsung dengan pelanggan, penyalur, investor (e-mail, face to face, telepon)

2.     Komunikasi internal

Komunikasi internal merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi. Sebagai pegawai, kita adalah orang yang pertama mendengar keluhan pelanggan atau mengetahui keadaan di lapangan yang menyebabkan penjualan perusahaan menurun. Informasi inilah yang dibutuhkan supervisor atau manajer kita dalam melaksanakan tugasnya. Singkatnya, kita adalah contact point dalam jaringan komunikasi internal maupun eksternal. Dan untuk menjamin keberlangsungan komunikasi internal yang baik kita menggunakan :

·          Jaringan Komunikasi Formal; komunikasi yang dilakukan berdasarkan rentang atau struktur organisasi perusahaan, baik berupa downward, upward, atau horizontal flow. Walaupun dalam kenyataannya keberadaan struktur tersebut tidak akan dapat menghalangi seluruh komponen organisasi berkomunikasi satu sama lain;

·          Jaringan Komunikasi Informal; komunikasi yang terjadi di antara seluruh bagian organisasi sebagai perwujudan kebutuhan manusia sebagai insan sosial. Bahkan, menurut penelitian komunikasi yang terjadi di suatu organisasi ± 80% berlangsung dalam bentuk ini. Bahkan perkembangan teknologi memungkinkan banyak eksekutif berusaha mendapatkan informasi dari tangan pertama untuk memberikan tanggapan yang lebih cepat atas suatu masalah yang terjadi di lapangan dalam jaringan komunikasi informal.

3.     Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi guna mencapai tujuan organisasi, dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat (stakeholder eksternal) yang berhubungan dengan perusahaan. Misalnya, melakukan korespondensi, melaporkan kinerja perusahaan kepada masyarakat (jika termasuk perusahaan yang terbuka), melakukan kegiatan sosial dan lain-lain.

D.    HAMBATAN KOMUNIKASI

1.     Perbedaan Bahasa dan Persepsi

Sebagai pengirim anda memilih rincian yang tampaknya penting bagi anda, yaitu dikenal sebagai persepsi selektif. Dan sebagai penerima, anda mencoba menyesuaikan rincian baru ke dalam pola yang sudah ada dalam diri anda, bila rincian tersebut tidak sesuai, maka kita cenderung mengubah informasi itu ketimbang mengatur ulang pola yang sudah ada.

2.     Gangguan Komunikasi

Menurut Locker (2000) ada 2 gangguan dalam berkomunikasi yaitu :

·        Gangguan Emosional. Dimana anda akan kesulitan dalam menyampaikan maupun menerima pesan jika dalam keadaan kecewa, marah, dan gangguan-gangguan emosional lainnya.

·        Gangguan Fisik. Dimana anda akan kesulitan dalam menyampaikan maupun menerima pesan jika sedang dalam kondisi fisik yang kurang baik, bukan hanya fisik manusia fisik benda juga berpengaruh seperti redupnya cahaya untuk membaca pesan, dan gangguan fisik lainnya.

3.     Overload informasi

Terlalu banyak informasi juga mempengaruhi komunikasi karena seperti yang kita ketahui otak manusia normal hanya bisa diakses kurang lebih 20% sehingga jika kebanyakan informasi kita akan pusing untuk memilah seluruh informasi di otak kita sehingga dapat menyebabkan terganggunya komunikasi.

4.     Penyaringan yang tidak tepat

Menyaring disini artinya membuang atau menyingkat informasi sebelum pesan itu diteruskan ke orang lain. Contohnya jika kita ingin menyampaikan informasi kepada seseorang yang tidak bisa ditemui secara langsung maka kita hanya bisa menyampaikannya melalui perantara seperti sekertarisnya, pengawalnya, atau yang lain-lain. Sehingga pastilah yang kita sampaikan kepada perantara tidak akan sama persis dengan yang disampaikan perantara ke tujuan kita, karena adanya penyaringan informasi pada perantara tersebut sehingga komunikasi seperti ini dapat terganggu atau tidak efektif.

BAB III

PENUTUP

            Demikianlah hasil makalah penulis, semoga apa yang telah dimuat dalam makalah dapat dipahami mengenai hal-hal yang meliputi Evaluasi Hasil Belajar Peserta Didik dan juga semoga makalah ini bisa bermanfaat bagi pembacanya, mohon maaf atas segala kekurangan dan ketidaksempurnaan dari makalah ini karena yang sempurna hanyalah milik Tuhan yang Maha Esa.

DAFTAR PUSTAKA

Munir, Badri. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Penerbit Erlangga